董事会使用各种工具并依靠 Apache 项目中的志愿者来确保我们的每月会议顺利进行。这是一份关于每个月度董事会会议的典型时间线和流程指南。
我们的 PMC 报告指南 规定了项目季度董事会报告中应该包含哪些内容以及如何提交报告。请注意，执行官和非项目公司高管（如 VP-Infra 和 VP-Legal）每月向主席或董事会提供自己的报告。
董事会通过电话会议（以及 IRC 用于后台通信）举行会议，通常持续约一个半小时。会议遵循发布的议程，由主席或相关官员主持讨论。Apache 成员和 PMC 主席始终欢迎 参加每月董事会会议。
内容
董事会负责 监督 ASF 的运营 ，包括所有 Apache 项目。我们通过让负责公司运营的官员提交月度报告，以及每个 Apache 项目提交关于其项目社区和技术状态的季度报告来提供这种监督。
运营官员每月向主席提交其运营领域的报告（如品牌、新闻、法律、基础设施等），主席随后向董事会提交关于 ASF 日常运营的汇总报告。
一些董事会委员会和其他公司副总裁每月直接向董事会提交报告。
每个 Apache 项目中的 PMC 成员协作提供其 季度项目报告。PMC 主席也是 ASF 的副总裁，负责确保报告实际提交到董事会议程中。
在董事会会议期间，董事会主席主持会议，秘书记录会议记录并点名出席或投票。董事可以对各种报告发表评论或提出问题；秘书在会议后通过 private@ 邮件将正式问题转达给相关官员或 PMC。
秘书还管理发布已批准的董事会会议记录（通常在次月）的过程。
每月会议结束后不久，秘书会检查会议记录草稿，供董事会稍后审查和批准。然后，董事会主席向所有提交者发送一份关于会议期间采取的正式行动的“ASF 董事会会议摘要”概述。秘书会发送关于报告的评论并欢迎新官员——有关详细信息，请参阅下面的“休会”。
在上一个月的会议几天后，下（当前）个月会议的议程将被整理并检入我们的代码存储库。董事会议程和会议记录都保存在格式化的文本文件中。这允许高级用户通过命令行进行编辑，但也允许使用 Whimsy 议程工具（需要 Apache 登录）以更友好的方式查看议程。
然后向所有 PMC 发送有关下次会议报告截止日期的提醒。考虑到 Apache PMC 的分布式和全志愿者性质，及时的提醒（以及后续提醒）非常有用。项目通常在三周到几个小时前（如果董事没有足够的时间审查，则可能不被接受）通过邮件列表和 Whimsy 向董事会提交报告。
Apache 孵化器有一个特殊的提醒流程。由于孵化器中的每个 Podling 都需要提供自己的季度报告，因此他们会收到自己的提醒。然后，孵化器 PMC 会审查并汇总相关的 Podling 季度报告，允许 podling 导师签署或添加其他评论，然后每月向董事会提交总体报告。
每月，董事会被随机分配为该月会议中一组 PMC 报告的“牧羊人”。牧羊人特别关注其分配的 PMC 的报告，检查它们是否按时出现在议程上，并帮助将董事会的任何反馈意见传达给该 PMC。这有助于进行分布式检查和平衡，以确保所有 70 多个项目报告都已提交，并有一位董事确保事后解决反馈意见。
许多 PMC 报告在会议前大约一周出现在议程上，因此一些董事会开始审查议程并预先批准报告，或在报告上提供评论/问题。如果董事对特定报告有任何疑虑，他们会在议程中将其“标记”以供会议期间讨论。这通常是牧羊人再次检查 PMC 是否已实际提交完整报告并直接发送电子邮件给任何迟到的 PMC 的时间。
在会议前 48 小时之前，董事会预计议程将最终确定，尽管我们有时会收到报告的延迟提交。在会议前 2-3 天，大多数董事会随后会审查整个议程，预先批准或在议程中评论所有提交的报告。敏锐的 PMC 主席可以查看议程工具，如果他们能够对任何董事的问题提供简短的答案或其他信息，则可以进一步加快流程。
由于所有活动（报告提交、批准、评论）都涉及将更新的文件检入 SVN 存储库，因此 Apache 成员和 PMC 主席可以在提交消息中查看进度。
在会议当天，主席按顺序浏览议程。点名后，执行官通常会口头提供其报告的要点。
然后，我们使用预批准系统来加快每月审查 70 多个 PMC 报告的过程。任何获得大多数董事预先批准且没有董事标记的 PMC 报告都将被视为全体一致通过。这使得会议能够将讨论重点放在任何董事会会议前未经彻底审查、存在重要问题或董事已标记的 PMC 报告上。牧羊人主持其特定标记报告的讨论，帮助主席集中会议重点。
然后，我们逐步完成议程的其余部分，对特别订单和决议进行投票，然后有时会就新事项进行讨论，或审查提交的官员报告提出的更深入的问题。
会议结束后不久，我们会通知我们的社区
主席会向我们的提交者群发送会议要点简报。
其中会注明任何未被接受报告的 PMC 报告，以及任何已批准的特别订单（通常是官员任命或新项目）的状态，因为它们会立即生效。
秘书会将每个 PMC 报告的任何董事意见或问题直接发送到该 PMC 的 private@ 列表，并抄送 board@ 列表。这确保了如果董事会有任何问题，PMC 可以获得直接和及时的反馈。在大多数情况下，这些都是关于项目的一些简单问题，因此董事会感谢 PMC 回复 board@ 列表的确认或回复邮件。
如果存在需要后续行动的严重问题，董事会将指定一位董事（牧羊人或其他自愿的董事）与 PMC 直接合作，以确保了解问题，并确保 PMC 开始采取行动解决问题。董事会希望在下个月的会议或 PMC 下一个正常的季度报告中听到这些行动的结果。
随着 Apache Whimsy 项目 的创建，我们现在拥有了许多工具，可以帮助创建和管理议程；用于提交、评论和批准报告的工作流程功能；以及当前议程和过去会议记录的便捷分类视图。
虽然大多数 Whimsy 功能仅限于 Apache 提交者（并且其中大部分进一步仅限于成员、官员甚至特定官员），但 过去董事会会议记录的分类列表 是公开的。这允许任何人轻松地按日期、按 PMC 或按主要特别决议审查所有过去的董事会会议。我们提供此访问权限仅为方便起见。此数据的正式/规范版本在我们的 所有过去董事会会议记录的正式出版物 中
请参阅 PMC 主席的详细 董事会报告指南。
Apache 成员和 PMC 主席欢迎参加。请在议程中添加自己，告知董事会您将参加
提前标记您的出席情况可以帮助秘书更快地完成点名。如果您发现无法参加会议，请使用“抱歉”按钮更新您的状态。
“会议开始”部分包含电话会议拨入信息和时区信息，以及我们用于非正式讨论的聊天频道信息（不严格属于会议的一部分，但对于提问很有用）。
Whimsy 董事会议程工具（位于 whimsy.apache.org/board/agenda，需要登录）提供了多种可视化和评论董事会报告的方法，并极大地简化了议程的整理和审查流程。
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您也可以在本地运行董事会议程工具。其架构概述和代码演练位于www/board/agenda/README.md