ASF 至少每 13 个月举行一次年度成员大会，成员在会上选举新的董事会成员，并可能对新的成员候选人进行投票。
我们的成员志愿者按照以下基本程序运行我们的公司会议。
本文档概述了 ASF 如何举行正式的成员大会。如果您是 ASF 的成员，请参阅 Subversion 目录中当年会议的私有 README.txt 文件以获取最新详细信息：/repos/private/foundation/Meetings/20200331/README.txt
由于我们的成员来自世界各地，因此成员大会在三天的某个时间段内在线上进行，使用聊天工具。会议的前半部分（通常在星期二）在实时聊天（IRC）中进行，所有成员都受邀参加。就像任何大型会议一样，我们会进行点名，董事会主席在实时聊天窗口中与我们一起互动地浏览已发布的议程。我们审查了来自不同执行官关于基金会在过去一年中的状况的高级报告。无法参加前半部分的成员可以提交代理人（指示让另一位成员或官员代表他们投票），以便他们的出席仍然可以计入建立会议的法定人数。
在会议前半部分结束时，议程中列出了下一年董事会的候选人，以及基金会任何新的成员候选人。一旦宣布候选人，会议将进入约 46 小时的休会。
在休会期间，我们的 Apache STeVe 投票软件 会向所有合格成员发送安全且私密的电子邮件投票。通过电子邮件开放投票超过 40 小时，使世界各地的成员都可以方便地投票。Apache STeVe 处理所有投票的统计和跟踪，并由几位成员志愿者选举监督员监督该过程。成员使用其 Apache ID 登录 STeVe，并使用简单的 Web 界面投票。
投票在会议恢复前几个小时结束（通常在星期四），以便选举监督员有机会交叉检查他们的统计结果是否一致。当会议在 IRC 上恢复时，主席宣布成员候选人投票和董事会选举的结果。会议的后半部分通常要短得多，如果成员已经参加了前半部分，则不需要参加后半部分。
会议结束后，新董事会立即开始为期一年的任期，Apache 会发布新闻稿宣布选举结果。当选的新成员会收到提名他们的成员发出的私人邀请。请注意，我们不会公布新当选成员的姓名，因为（很少）一些人没有完成新成员申请。
要选举一位新成员，根据我们的 章程 4.1，他们必须获得比反对票更多的赞成票。Apache STeVe 处理所有投票的跟踪和统计，并由志愿者成员监督该过程。ASF 成员私下处理运行和审计投票的过程。
新成员候选人的投票是秘密的；由于投票与个人有关，因此一旦投票监督员确认了统计结果，我们不会公开分享结果。
是否批准新 Apache 成员的提名，由每个 ASF 成员决定。现有成员提名成员候选人，并说明他们为什么认为该候选人会成为一名优秀的成员。通常情况下，提名会有很多附议，其中许多也包括个人故事，说明为什么应该选举该候选人。
由于候选人是参与 Apache 项目的人员，因此您可以搜索许多邮件列表，以了解候选人过去如何参与我们的社区。 PonyMail 的档案 允许 ASF 成员查看所有邮件列表，即使是私人的邮件列表。
许多成员评论说，他们既寻找现有成员提供的强有力的提名声明，描述了被提名人为什么能够成为一名优秀的成员。提名文件中来自其他成员的多个附议通常也很有价值。
ASF 使用单一可转移投票制 (STV) 每年选举董事会九个席位的候选人。每个候选人单独竞选；没有候选人名单或候选人集团。只有 ASF 成员才能提名董事会选举的候选人；迄今为止，所有候选人都是 ASF 成员。
STV 有助于规模小、凝聚力强的选区选举董事会成员。这种计票设计有助于选民表达实际愿望并减少“策略性投票”。
最重要的是要记住：按您实际的偏好顺序投票！我们会尽一切努力让您的第一顺位候选人进入董事会；第一顺位的投票明显比您其余的投票更重要。如果您按字母顺序投票（有些人似乎在过去的选票中这样做过），那么您发出的强烈信号是，您更希望董事会由像 Awful 先生和 Beastly 女士这样的名字组成——这可能不是您的本意。我们的 Apache STeVe 工具会随机分配给候选人的字母，以尝试解决这个问题。
我们使用 Meek 方法计算 STV 的选举结果。技术细节在 Apache STeVe 项目代码 中，当然，它本身就是一个 Apache 项目。
STV 计票过程在一个循环中进行。当董事会候选人获得足够的选票当选时，循环会返回一个姓名。该过程首先将选票分配给每张选票上指示的第一顺位候选人。随着计票的进行，选票会被重新分配。有时有必要承认某人不会当选；此时，STeVe 会重新分配他们的选票。当候选人当选时，他们只带走足以让他们当选的选票；STeVe 将他们的其他选票重新分配到该选票上显示的较低顺位的候选人。
这段 YouTube 视频提供了一个精彩的介绍：动物王国中的政治：单一可转移投票制；这里有一个较短的 关于如何分配第二、第三等顺位投票的描述。维基百科对 单一可转移投票制 进行了概述。
显然，决定投票给谁由每个 ASF 成员决定。所有成员——以及所有董事会候选人——都应以个人的身份行事，这意味着我们的公司治理永远不会依赖于其他公司的议程或人员的雇主。董事会的独立性是 ASF 多年来取得成功的关键因素。